Hemos terminado la fase de prototipo de nuestra nueva intranet 2.0 y creo interesante iniciar algunas reflexiones sobre el tema. De partida quiero rescatar una frase que mi amigo Samy Garib me dijo en su momento: “me hace más sentido llevar una comunidad a una organización, que una organización a una comunidad”… Lo que quería decir (supongo) y que es lo que hemos venido pensando, es que las organizaciones son comunidades en si mismas, por lo que implementar una web 2.0 en su interior para facilitar el intercambio y la colaboración, en principio, suena de lo más lógico.

Ahora bien, antes de salir a vender, es necesario preguntarse con qué argumentos en contra nos toparemos, o bien qué temores tendremos que vencer en los ejecutivos que toman las decisiones. Yo creo que lo más común podría ser:

• Se va a perder más tiempo de los colaboradores.
• Las opiniones o aportes no siempre serán constructivos.
• No hay tiempo para administrar una comunidad interna… etc.

Bueno, respecto del argumento de perder el tiempo, ello depende en buena medida del mix de contenidos de la intranet 2.0: si para que el colaborador se entere de los nuevos productos o nuevos procedimientos de la empresa, debo atraerlo con el horóscopo del día… la relación costo/beneficio puede ser más que beneficiosa.

Acerca de que las opiniones o aportes no siempre serán positivos… es cierto, no siempre será así. Dos cosas: lo primero es que las intranet 2.0 son moderadas, lo que implica que el colaborador hace su comentario o aporta un documento o contenido, y eso necesariamente pasa por una revisión. Si efectivamente lo aportado es un horror, no será publicado obviamente. Ahora bien, si el ejecutivo está pensando en aplicar una suerte de “ley mordaza”… puede que la intranet 2.0 efectivamente no sea la mejor idea… piense en una linda 1.0 (vitrina, o sea, se mira pero “no se comenta”). Lo segundo acerca de los comentarios negativos, es que una buena aclaración a un mal comentario, puede despejar las dudas o paradigmas no sólo del que lo hizo, sino que también de todos quienes podrían estar pensando parecido (no es tan malo ¿no?).

Sobre el tercer posible inconveniente (falta de tiempo para administrar), lo que podríamos decir es que el costo de administrar una intranet 2.0 debe ser evaluado a la luz de los beneficios que una intranet 2.0 podría aportar a la organización. Por ejemplo:

• Alinear a colaboradores con la estrategia del negocio, al aportarles una plataforma de comunicaciones y colaboración que agregue al conocimiento como factor clave en la gestión del negocio.

• Incrementar el conocimiento corporativo derivado de la reutilización de la experiencia ganada en cada diseño, ejecución y entrega de los productos y servicios que genera la compañía.

• Disminuir costos operativos al digitalizar procesos, facilitar la búsqueda de información, mejorar la contactabilidad de personas y áreas, disminuir viajes e imprimir menos papeles.

• Mejorar los niveles de productividad de personas, al proveer un mejor soporte a las etapas de inducción y generar herramientas más portentes y económicas para la capacitación, evaluaciones y mejora continua de las personas.

¿Alguien tiene alguna sugerencia?